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リモートワークで使える便利ツール【現役オンライン秘書のおすすめ】

在宅ワーク

在宅ワーカー「在宅ワークで役立つツールを知りたいな。チャット、タスク管理、Web会議が無料でできるおすすめツール教えて下さい。」

こんにちは、Shizuです。

在宅ワーカーは、オンライン上でコミニケーションを取るのが主流になりますよね。

オフィスで直接やりとりができない為、思うように連携が取れずに悩まれる方も少なくありません。

そこで活躍するのが、この悩みを解決してくれる優秀なツール。今回は、コミニケーションツール、タスク管理ツール、Web会議ツールの3つに絞って紹介していきます。

ここで紹介するツールは、現役でオンライン秘書として勤務している私が使っているツールです。どれも使いやすくて、無料なのでおすすめです!

本記事の内容

  • リモートワークで使えるツール【おすすめ3つ】
  • 在宅ワーカーの勤怠管理はどうなってるの?

私は、在宅ワーカーとして本格的に仕事を始めて1年ほど。現在アシスタント兼カスタマーサポートとして勤務しています。2019年11月の報酬は月15万でした。

最初は手探り状態で在宅ワークをスタートしましたが、今は「便利なツール」のおかげで快適に仕事に打ち込むことができています。

リモートワークで使えるツール【おすすめ3つ】


在宅ワークを行うにあたり、必要不可欠なツールは3つあります。

  • ①コミニケーションツール:Slack
  • ②タスク管理ツール:Trello
  • ③Web会議ツール:Zoom

①コミニケーションツール

在宅ワーカーを取り入れている企業にまず欠かせないのが、社内コミニケーションツールです。

Slack

Slackは絶大な人気を誇っているチャットツール。

私の会社もSlackを使っていますが、非常に使いやすいです。

  • チーム別、プロジェクト別、顧客別など組織に適したスタイルでチャンネル(チャット部屋)を作成できる。
  • メールでの長いやり取りとは違って、チームメンバーは必要に応じチャンネルに参加または退出することができる。
  • 利用中のツールを連帯することが可能。連帯できるアプリは1500以上!
  • オリジナル絵文字が作れる。

もちろん電話機能もある為、Web MTGを行うことが可能です。アプリがあるので携帯からも確認OK。

また他社との「共有のチャンネル」を作ることができます。他社とチャットでやり取りできるのは画期的!

またSlackは効率的に無駄を削ってコミニケーションが取れます。例えばAさんが有給休暇をとることをメンション(通知)したとします。メンションされた人は、スタンプを押すだけで「確認しました」という意思表示ができます。

これで、双方コミニケーションが取れたことになる。無駄がない動きです。

費用
・無料あり
・スタンダード(中小規模の企業向け) →1人850円
・プラス(大規模な企業や高度な管理ツールが必要な企業向け) →1人1,600円

» Slack

②タスク管理ツール

在宅勤務チームは、各スタッフ「何を対応しているのか」が見えづらいです。

よって、業務の可視化ができるツールが役に立ちます。

Trello

シンプルだけど機能的。Trelloのボードは、チームのみんなと共有できる「カード」の集合体です。使い方はシンプルですが、実はとても機能的。あらゆるプロジェクトを整理するために必要な機能がすべてそろっています。

イメージは、1枚のホワイドボードに、各担当者の「やる事」「対応中」「完了」のステイタスが1枚のカードになって並べられている感じです。

業務量や進み具合を可視化できるため、「手持無沙汰だから、タスクが多数あるAさんのC件を手伝おう」と仲間を助けることが容易にできます。

  • ボードにはメンバーを好きなだけ招待できて、タスクの全体像を把握できる。
  • コメント機能もある。簡単なメモから詳細な指示まで簡単に追加できる。

シンプルな作りですが、ボード全体的に非常に見やすいので、おすすめです。

費用
・無料(無料で充分!)
・Business class →1ユーザーあたり$9.99/月
・Enterprise →要問合せ

» Trello

③Web会議ツール

オンライン上で、どこでも会議が行えるツールはたくさんありますが、以下がおすすめ。

Zoom

スカイプのように、事前に個人ID情報を取得する必要はありません。会議の参加者はホストが送ったURLをクリックすることで、web会議にアクセスすることができます。

  • 最大50名まで参加可能(3人以上の連続通話は40分まで)
  • 画面共有も可能
  • 接続の安定性良し
  • 録画録音機能もあり(有料)

上記のメリットから、何名かで会議をする場合はZoomが便利です。

» Zoom

在宅勤務者の勤怠管理はどうなってる?


「在宅勤務だし、誰にも見られてないわけで、割と自由だよね。」と思っている方は多いかもしれません。

しかし、音楽を聴くなどの環境作りは割と自由ですが、作業中のPCで別のことを行うのはNGです。

例として、私はクラウドワークス運営の「ビズアシ」により、勤務管理をされています。勤務開始、休憩、勤務終了を管理しているクラウドワークス専用のシステムがあり、勤務中になると、自動的にPCのスクリーンショットが取られる仕組みです。

時間はランダムに、数十分に1回くらいです。
ビズアシのタイムカード↓

「さぼってないか?」を見られています。このスクリーンショットは、まとめてクライアントに送られチェックされるため、変に気を抜いてYou Tube見ながら作業…なんてことは到底できません。(もちろん稼働中はクライアントの作業に集中するのが鉄則)

参考までに勤務管理を行えるツールは以下の通りです。
ジョブカン
人事労務Freee

まとめ

リモートワークで使える便利なツール3つを紹介しました。

  • コミニケーションツール → Slack
  • タスク管理ツール → Trello
  • Web会議ツール → Zoom

今後リモートワーカーが増えるにあたり、「スタッフがどこにいても仕事ができて、業務を効率化させるツール」は益々増えていきそうですね。

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