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オンライン秘書の採用試験を解説【結構大変です】

在宅ワーク

オンライン秘書のエントリーを迷っている人「オンライン秘書サービス会社に応募してみたいけど、採用試験って難しいのかな?」

こんにちは、Shizuです。

現在私は、クラウドソーシングを利用しオンライン秘書として働いています。

現在のお仕事を頂くまで、何社かオンライン秘書サービス会社の採用試験を受けました。この試験内容が、今まで受けたことがないくらい「内容が濃い」ものでした。

本記事ではこれからオンライン秘書になりたい方で、どんな内容のスキルチェックがあるのかを中心に、体験談を基にして解説していきます。

本記事の内容

オンライン秘書はその名の通り、在宅勤務となります。

採用試験も「直接面接官に会いインタビューを受ける」ということはほぼありません。全てオンライン上で完結させています。

そのため、スキルチェックやあなたの人柄などを細かく確認されることになります。

オンライン秘書の採用試験を解説


今回解説する会社(A社と仮定)ですが、オンライン秘書スタッフとして働くには、以下の採用ステップを踏むことになります。

  • ①自分の経歴をエントリーシートに記入して送る
  • ②一次試験を受ける(Excel、PowerPoint、Wordでの資料作成 + 作文)
  • ③Web面接を受ける

それでは順に解説していきます。

①自分の経歴をエントリーシートに記入して送る

会社が指定したエントリーシートに記入する形式を取っています。つまり、どのようなスキル(資格)を持っているのか、ここで洗い出しされ明確にされるということ。

エントリーシートの内容

・個人情報(氏名や居住地)
・職務経歴(要約する)
・勤務時間(曜日や1日の働ける時間確認)
・志望動機や働き方について(何を成しとげたいか、働き方の課題など)
・選択式のスキル(語学、MOS、ITスキルやリテラシー、経験に沿ったスキル)

記入する内容は、上記のとおりでした。

志望動機や働き方について

・なぜこの会社に興味を持ったのか?
・自分の働き方に不満や課題はあるか?
・この会社でどんなことに挑戦したいのか?

志望動機は、ごく一般的な質問でした。

選択式のスキル

・語学:TOEIC、英検、その他外国語
・マイクロオフィスソフト(MOS):エクセル・ワード・パワポの知識
・ITスキルやリテラシー:PC基本操作、チャットツール、新しいツールに馴染めるか
・経験に沿ったスキル:会計ソフト、Webデザイン、プログラミング など

スキルは全て選択式となっており、膨大なスキル名から自分が持っているものに✓。

何もないと、ちょっと自信を無くすかもしれませんが、そこは乗り切りましょう!

②一次試験を受ける


エントリーシートが合格したら、次に一次試験として「課題」が与えられます。

  • エクセル(関数&グラフ 20問)→難易度「高」
  • パワーポイント(提案書作成 1問)→難易度「中」
  • ワード(ビジネス文書作成&作文 2問)→難易度「小」

大まかに上記3つ。第一次試験は、約3~5時間かかるタスクと言われましたが、私は8時間程かけて課題に取り組みました。

採用試験なので、報酬はもちろん「なし」ですm(__)m

エクセル(関数&グラフ)

・グラフ:多数のグラフ群を適切に使いこなせるか?
 →(例)店舗別にどのカテゴリの商品が売れているのか、構成比を見る
・関数 :VLOOKUP,COUNTIF,ROUNDUPを使った質問。
 →(例)一番多く売れている商材と売れていない商材を、関数を使って調べる

エクセルは、Expert並みの知識を問われる内容。実務でエクセルを使ってきた人でないとかなり難しい。

私の場合わからない質問が多かったため、ググりながら解きました。

わからない事が発生した時「自分で調べて答え(ヒント)を見つけることができるか」は大事なポイント。

調べてもわからい質問もあった為、素直に「知識不足でわかりません。」と回答した質問もあります。

パワーポイント(提案書作成)

・提案書作成:提案書下書きを、完成させる
 →(お題)Facebookを導入したメリットを伝える

下書きされた原稿を、お題を基に完成させるというもの。段落や文字の大きさがバラバラだったり、画像の乱れや適切なものを挿入していないだったり、編集するべきポイントがたくさん。

PPTの使い方がある程度わかっているかどうか、そして「クライアントへわかりやすく、メリットを伝える資料作りができるか」を問われた内容です。

ワード(ビジネス文書作成 + 作文)

・「顧客に送付した請求書の金額に誤りがある事が発覚した場合、どのようなアクションを取るか」を説明する
・お詫びメール文面の作成

ビジネス文書については上記のとおり。適切な言葉を使ってメールが書けるかどうか。またアクシデントが発生した際を仮定して、アクション方法の取り方をきかれました。

また、作文については以下のとおりです。

・リモートワークの難しさや課題は何だと感じたか?
・今後、どのような人生を送りたいか?

これについては、「自己解決能力があるか」「コミニケーション能力が高いか」「チームメンバーを大切にできるか」見られているように感じます。

オンライン秘書の仕事は、当然ながらオンラインで信頼関係を作る必要があります。相手が今どのような状態なのか考えて、気遣うことができるかどうか。オンライン秘書として働く本質の部分です。

③Web面接を受ける

Web面接は約45分ほど。あまりゴリゴリと質問は受けていません。

これまでの経歴や、現在の状況について聞かれました。A社はチーム制を取っている為、勤務可能時間や、急な時間変更など対応は可能かどうかなど確認されました。

終始和やかで、面接担当者の優しさが感じられる面談でした。

採用試験で見られているポイント


今回のオンライン秘書採用試験で、見られていたポイントをまとめます。

  • MOSの基礎知識~できれば上級スキル
  • 仕事に対する姿勢や、その人の人生観

MOSの基礎知識~できれば上級スキル

MOS(マイクロオフィススペシャリスト)の基礎知識は一番重要なスキルです。オンライン秘書として働く場合、この基礎知識が無いという方は、今すぐ勉強しましょう。

オンライン秘書や事務系の仕事を考えている方は、必須スキルです!

エクセル:書式設定、関数、グラフ。ピボットやVLOOKUPができると尚良い
パワーポイント:パワポに付いている機能を使い、資料作成できる
ワード:文書作成、表作成ができる

基礎知識として、これくらいは慣れておくと良いです。

とはいえ、「3つも時間が取れないな…」という方はエクセルを初めに勉強しましょう。なぜなら、全体業務において、一番エクセルを使うから。

Udemyなどのオンライン講座で、手軽に学ぶことができます。勉強方法については、以下の記事を参考にしてみてください。


【本質】仕事に対する姿勢や、その人の人生観

オンライン秘書として働く際、「オンライン上で信頼関係を作ることができるかどうか」が重要です。

  • 自己解決能力があるか
  • コミニケーション能力が高いか
  • チームメンバーを大切にできるか

分からない事がある際、自分で率先して調べることができるか。感謝の気持ちの伝え方や、間違った時に正しく対応ができるか。そしてメンバーを気遣うことができるかどうか。

この部分ができて信頼関係を築くことが可能になります。直接会うことができないからこそ、より一層の思いやりが求められるのです。

最後に…

今回受けたオンライン秘書の採用試験は、思った以上に「大変だった!!」が正直な感想です。

事務関係のタスクに挑戦したい方は、MOSスキルは必須です。自身がない方は、勉強しておくと業務範囲も広がります!

以上、参考になったら幸いです(^^)/

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