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オンライン秘書とは?【必須スキル+付加価値を高める方法】

在宅ワーク

オンライン秘書について何も知らない人「オンライン秘書ってどんな仕事をするの?必要なスキルも教えて下さい。」

こんにちは、Shizuです。

オンライン秘書という言葉を、最近聞くようになりました。文字通り、「在宅でオンラインサポート業務を行う人」のことを指します。

本記事では、オンライン秘書がどのようなサービスを提供しているのか説明しています。加えて必要なスキルや、付加価値の高め方まで広げて解説しています。

オンライン秘書の仕事に興味がある方は、是非参考にしてください。

オンライン秘書とは?【必須スキル+付加価値を高める方法】

本記事の内容

  • オンライン秘書の仕事内容
  • オンライン秘書の必須スキル
  • オンライン秘書は「提案力」を持つべき【付加価値をつける】

この記事を書いている私は、オンライン秘書として、ベンチャー企業にて現在勤務しています。

1日4~5時間、週4日働き、収入はおおよそ10万円以上。実際にオンライン秘書として働いている経験から、上記質問について書き進めていきます。

オンライン秘書の仕事内容


オンライン秘書とは、インターネット通じて業務のサポートを行う人のことです。

会社を設立したばかりの経営者やベンチャー企業など、人を採用する資金まで余裕がない方々や、人を雇うほどでもないけど雑務に手が回らない方などに使われているサービスです。

元々欧米で発祥したサービスで、オンラインアシスタントまたはバーチャルアシスタントとも呼ばれています。特にアメリカでは認知度が高く、「International Virtual Assistants Association(IVAA)」というオンライン秘書の団体までもあります。

仕事内容は?

・秘書・事務業務
・経理業務
・採用業務
・Webサイト関係
・翻訳などの専門業務

仕事内容は多岐にわたります。

デスクの書類整理や、顧客のお土産を買いに行くなどの「オフライン業務」に対応している会社もあるほど。もはやできない事はないですね。

リモートワークが前提である

オンライン秘書はインターネットを通して業務にあたる為、基本は在宅勤務となります。

在宅でできる仕事の1つとして、お子さんを持つママに人気がある職種です。なぜなら、こま切れて働くことができて、働き方に柔軟性があるから。

オンライン秘書の働き方については別記事がありますので、興味がある方は下記をご覧ください。

オンライン秘書の必須スキル


どのようなタスクを担当するかで必須スキルは大きく変わってきますが、実は特別なスキルがなくてもオンライン秘書はできます。下記で解説していきます。

あると良いスキル

あると良い基礎スキルは、下記のとおり。

  • MOSスキル:特にエクセルの基本操作
  • インターネットリテラシー:各種ツールを使うことに抵抗がない
  • デジタルコミニケーション能力:リモート環境でのコミニケーションの取り方
  • Web検索能力:自己解決スキル

MOSスキル

特別なスキルは必要ないとお伝えしましたが、MOSの基本操作は必須です。とはいえ、社会人経験があればここは問題ないはず。特に使う頻度が高いものが、エクセルです。簡単な関数はできるようにした方が無難。VLOOKUPやピボットテーブルの経験があると、尚良しです!

インターネットリテラシー

PCの基本操作は必須になります。自分でパソコン操作ができないと、そもそもオンライン上で働く場合は、苦労します。また、様々なツールを駆使して業務を行う企業が多く、使い方を自分で把握するスキルが問われてくると思います。パソコンを普段から使う方であれば、この点は問題ないでしょう。

デジタルコミニケーション能力

相手が見えずらいリモート環境で、コミニケーションを取っていきます。文章での伝え方、相手の状況を考えられる思いやり力が問われてきます。SlackやChatworkを普段から使っている人は、有利ですね。

Web検索能力

分からない事を自己解決するスキルの1つとして、正しいWeb検索ができるかどうか。分からない事があると人はGoogleを使って「知りたいこと」を検索します。検索して、求めている回答を得られることができるかがポイント。

特別スキルはいりません

ぶっちゃけ、特別なスキルはいりません!

・エクセルでデータ分析ができる
・デザイン加工ができる
・翻訳ができる

上記のような特別スキルがあった方が、もちろん仕事の選択が広まり、収入も上がります。しかし、基礎スキルがある程度あれば、オンライン秘書の仕事は可能です。

大切なのは、働きながらできる仕事範囲を広げること。働きながら、その現場において「役立つスキル」をつけていくということです。

オンライン秘書は「提案力」を持つべき【付加価値をつける】


オンライン秘書に必要な基礎スキルの話をしましたが、何が「この人にずっと仕事を依頼したいな」と思わせるのでしょうか。

それは「提案力」です。

自分から「〇〇します」と言えるかどうか

例えば下記のような感じです。

  • クライアントが求めていることを、言われなくても察することができる
  • クライアントの仕事がスムーズにいくように、環境を整えてあげる

常に、クライアントファーストで物事を考えられるかどうか。これが付加価値となります。

「提案力」は特別なスキルではない

提案力は特別なスキルではありません。「思いやり」や「気遣い」です。

・アンケート集計を取ってほしいと言われたけど、これをグラフ化させて見やすくしてみよう
・この業務はコアになりそうだから、マニュアルを作成してみよう

クライアントの「一歩先」を考えて、提案&行動を取れれば信頼を構築することができます。なぜなら言われたことだけ対応するではなく、自分のことを考えて提案(行動)してくれているんだと、伝わるから。

オンライン業務ではなおさら、信頼関係の構築は大事です。ここができてないと、今後の仕事確保に至ることができません。

まとめ

オンライン秘書とは、インターネット通じて必要な分野の業務サポートを行う人のことです。仕事内容は多岐にわたり、ほとんどの分野を対応することが可能です。

オンライン秘書に特別なスキルはいりません。必要なのは「思いやり」や「気遣い」を持ちながら、何ができるかを常に考えること。するとクライアントとの信頼関係が構築されていきます。

言われたことを遂行するだけでなく、そこに「付加価値=提案力と行動」を持つことを意識してみましょう!

オンライン秘書に挑戦してみたい!!と思っている方がいれば、下記の記事も参考にどうぞ(^^)

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