現在私は、クラウドソーシングを利用しオンライン秘書として働いています。 ※2019年11月現在
現在のお仕事を頂くまで、何社かオンライン秘書サービス会社の採用試験を受けました。この試験内容が、今まで受けたことがないくらい「内容が濃い」ものでした。
本記事ではこれからオンライン秘書になりたい方で、どんな内容のスキルチェックがあるのかを中心に、体験談を基にして解説していきます。
フジ子さんの採用情報｜条件や給料も解説します【オンラインアシスタントになりたい人必見！】
オンライン秘書の採用試験を解説します
今回解説する会社（A社と仮定）ですが、オンライン秘書スタッフとして働くには、以下の採用ステップを踏むことになります。
- ①自分の経歴をエントリーシートに記入して送る
- ②一次試験を受ける（Excel、PowerPoint、Wordでの資料作成 ＋ 作文）
- ③Web面接を受ける
それでは順に解説していきます。
①自分の経歴をエントリーシートに記入して送る
会社が指定したエントリーシートに記入する形式を取っています。つまり、どのようなスキル（資格）を持っているのか、ここで洗い出しされ明確にされるということ。
エントリーシートの内容
- 個人情報（氏名や居住地）
- 職務経歴（要約する）
- 勤務時間（曜日や1日の働ける時間確認）
- 志望動機や働き方について（何を成しとげたいか、働き方の課題など）
- 選択式のスキル（語学、MOS、ITスキルやリテラシー、経験に沿ったスキル）
記入する内容は、上記のとおりでした。
志望動機や働き方について
・自分の働き方に不満や課題はあるか？
・この会社でどんなことに挑戦したいのか？
志望動機は、ごく一般的な質問でした。
選択式のスキル
・マイクロオフィスソフト（MOS)：エクセル・ワード・パワポの知識
・ITスキルやリテラシー：PC基本操作、チャットツール、新しいツールに馴染めるか
・経験に沿ったスキル：会計ソフト、Webデザイン、プログラミング など
スキルは全て選択式となっており、膨大なスキル名から自分が持っているものに✓。
何もないと、ちょっと自信を無くすかもしれませんが、そこは乗り切りましょう！
②一次試験を受ける
エントリーシートが合格したら、次に一次試験として「課題」が与えられます。
- エクセル（関数＆グラフ 20問）→難易度「高」
- パワーポイント（提案書作成 1問）→難易度「中」
- ワード（ビジネス文書作成&作文 2問）→難易度「小」
大まかに上記3つ。第一次試験は、約3～5時間かかるタスクと言われましたが、私は8時間程かけて課題に取り組みました。
採用試験なので、報酬はもちろん「なし」です。
エクセル（関数＆グラフ）
・グラフ：多数のグラフ群を適切に使いこなせるか？
→（例）店舗別にどのカテゴリの商品が売れているのか、構成比を見る
・関数 ：VLOOKUP,COUNTIF,ROUNDUPを使った質問。
→（例）一番多く売れている商材と売れていない商材を、関数を使って調べる
エクセルは、Expert並みの知識を問われる内容。実務でエクセルを使ってきた人でないとかなり難しい。
私の場合わからない質問が多かったため、ググりながら解きました。
わからない事が発生した時「自分で調べて答え（ヒント）を見つけることができるか」は大事なポイント。
調べてもわからい質問もあった為、素直に「知識不足でわかりません。」と回答した質問もあります。
パワーポイント（提案書作成）
・提案書作成：提案書下書きを、完成させる
→（お題）Facebookを導入したメリットを伝える
下書きされた原稿を、お題を基に完成させるというもの。段落や文字の大きさがバラバラだったり、画像の乱れや適切なものを挿入していないだったり、編集するべきポイントがたくさん。
PPTの使い方がある程度わかっているかどうか、そして「クライアントへわかりやすく、メリットを伝える資料作りができるか」を問われた内容です。
ワード（ビジネス文書作成 ＋ 作文）
・「顧客に送付した請求書の金額に誤りがある事が発覚した場合、どのようなアクションを取るか」を説明する
・お詫びメール文面の作成
ビジネス文書については上記のとおり。適切な言葉を使ってメールが書けるかどうか。またアクシデントが発生した際を仮定して、アクション方法の取り方をきかれました。
また、作文については以下のとおりです。
・リモートワークの難しさや課題は何だと感じたか？
・今後、どのような人生を送りたいか？
これについては、「自己解決能力があるか」「コミニケーション能力が高いか」「チームメンバーを大切にできるか」見られているように感じます。
オンライン秘書の仕事は、当然ながらオンラインで信頼関係を作る必要があります。相手が今どのような状態なのか考えて、気遣うことができるかどうか。オンライン秘書として働く本質の部分です。
③Web面接を受ける
Web面接は約45分ほど。あまりゴリゴリと質問は受けていません。
これまでの経歴や、現在の状況について聞かれました。A社はチーム制を取っている為、勤務可能時間や、急な時間変更など対応は可能かどうかなど確認されました。
終始和やかで、面接担当者の優しさが感じられる面談でした。
採用試験で見られているポイント
今回のオンライン秘書採用試験で、見られていたポイントをまとめます。
- MOSの基礎知識～できれば上級スキル
- 仕事に対する姿勢や、その人の人生観
MOSの基礎知識～できれば上級スキル
MOS（マイクロオフィススペシャリスト）の基礎知識は一番重要なスキルです。オンライン秘書として働く場合、この基礎知識が無いという方は、今すぐ勉強しましょう。
オンライン秘書や事務系の仕事を考えている方は、必須スキルです！
- エクセル：書式設定、関数、グラフ。ピボットやVLOOKUPができると尚良い
- パワーポイント：パワポに付いている機能を使い、資料作成できる
- ワード：文書作成、表作成ができる
基礎知識として、これくらいは慣れておくと良いです。
とはいえ、「3つも時間が取れないな…」という方はエクセルを初めに勉強しましょう。なぜなら、全体業務において、一番エクセルを使うから。
Udemy
などのオンライン講座で、手軽に学ぶことができます。勉強方法については、以下の記事を参考にしてみてください。
Udemyおすすめビジネス講座をご紹介！｜在宅ワークスキルを学ぼう【オンライン学習】
【本質】仕事に対する姿勢や、その人の人生観
オンライン秘書として働く際、「オンライン上で信頼関係を作ることができるかどうか」が重要です。
- 自己解決能力があるか
- コミニケーション能力が高いか
- チームメンバーを大切にできるか
分からない事がある際、自分で率先して調べることができるか。感謝の気持ちの伝え方や、間違った時に正しく対応ができるか。そしてメンバーを気遣うことができるかどうか。
この部分ができて信頼関係を築くことが可能になります。直接会うことができないからこそ、より一層の思いやりが求められるのです。
最後に…
今回受けたオンライン秘書の採用試験は、思った以上に「大変だった！！」が正直な感想です。
事務関係のお仕事に挑戦したい方は、MOS基礎スキルは必須です。自身がない方は、勉強しておくと業務範囲も広がります！
またリモートで仕事をする上で一番大事なことは「チームメンバーと信頼関係を作ることができるか」です。お仕事を依頼して、責任をもって対応できるかどうかです。
完璧にやることを求められているのではなく、わからなければ素直に相談するなど「素直な人」が重宝されます。
今回はここまでにしたいと思います。参考になれば幸いです😌
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