秘書は、企業の経営陣をサポートをするのがお仕事。事務職の中でも、女性に人気のある職種です。
「経営陣のサポートをするくらいなので、スキルが高い人じゃないとで務まらなそう。」
こんな風に思っていませんか？実は、そんなことはありません。
本記事では、秘書リーダーの経験を持つ筆者が「秘書に向いている人」の特徴について紹介していきます。これを読んで、自分の適性と合うかどうか参考にして頂けると嬉しいです。
秘書に向いている人の特徴を解説｜特別なスキルは不要【信頼関係を築く】
この記事を書いている私は、もともと外資系シェア・バーチャルオフィスの受付秘書リーダーとして4年勤務の経験があります。（現在はオンライン秘書として稼働中）
リーダーとして秘書アシスタントの育成に携わっており、どのような子が秘書としてクライアントから好かれるのかを見てきました。この経験をベースにして、解説していきたいと思います。
※オンライン秘書について興味がある方は、下記の記事を参考にどうぞ。
オンライン秘書とは？隙間時間で副業も可能【必須スキルと付加価値つける方法も解説】
秘書に向いている人の特徴とは？
では早速、秘書に向いている人の特徴を上げていきます。
- 几帳面な人
- 気が利く人
- 柔軟性がある人
- 察する能力が高い人
- 常に笑顔でいられる人
- 人をサポートするのが好きな人
- 清潔感のある身だしなみがある人
秘書が向いている人の特徴7個
詳しく説明していきます。
几帳面な人
物事を隅々まで確認することができる人のこと。
秘書の仕事は、スケジュール管理などの細かい作業が多く、1つミスをすると大きな問題になりかねません。そのため1つの事柄に対して、しっかり確認を取ることが重要になってきます。大雑把で、「これくらいでいいかな~」で済ませてしまうタイプの人は、厳しいかもしれません。
気が利く人
周りをよく見ており、自分がどのように動けば相手の為になるかをしっかり考えられる人のこと。
例えば、上司が1日重要会議をしておりランチを手配しなければいけない時、あなたなら何を上司に手配しますか？お箸で食べる幕の内弁当？または片手でも食べられるサンドイッチ？？
気が利く秘書であれば、忙しいからランチもろくに取れないだろう。片手でも簡単につまめるラップ・サンドイッチ系を用意しようと考えます。
この考え方ができる人は、周りの状況をよく観察できており、上司が仕事しやすい環境を作ってあげることができます。
柔軟性がある人
上司から不意に業務を振られることが多い中、柔軟に対応できる人
「今日は〇と△を対応しよう！」と考えている中、「この案件至急確認しておいて」などと言われてあなたのスケジュールがくずれることも多いです。そんな時、柔軟性をもって対応できるかどうかが重要になってきます。
今これをやろうとしてたのに（怒）！とプンプンしてしまう場合、かなりストレスが溜まってしまいますよ。
察する能力が高い人
今何が起こっているのか、何が起こる可能性があるのか。３歩先を見て行動できる人
行き当たりばったりではなく先を見て仕事ができると、急な振りにもすぐに返すことができ、その結果上司の満足度を上げることができます。
常に笑顔でいられる人
たとえ焦っていても、またはイライラしていても、さわやかな表情を作り出せる人
笑顔はやっぱりその場を和ませますよね。「とびっきりの笑顔で常にいなさい」という事ではなく、自分の感情を表に出さずに、常に冷静でにこやかに笑える人が秘書に向いています。
人をサポートするのが好きな人
大前提にあたりますが、そもそもサポートが好きでないと秘書は務まりません。
サポートが好きでないと、秘書の仕事にはやりがいを感じることができないでしょう。
清潔感のある身だしなみがある人
清潔な服装を心がけるのは当たり前ですが、地味過ぎず、派手な印象も与えない自分に合った服装を知っている人
身だしなみ（髪型、メイク、服装、靴）は大変重要です。また立ち振る舞いが美しい人は、見ていて安心感を与えますね。
高度なスキルはいらない
前項で、秘書に向いている人の特徴【7個】を解説しました。
お気づきかもしれませんが、これらは特別なスキルではありません。むしろ、その人の性格・特徴が大きく占めている。
もちろん、経験を積んでいくうえでこれらを「スキル」として取得していくこともできますが、大体つまずく人が多いです。
秘書には向いていない性格について
秘書には向かない性格にも触れておきます。
- せっかちな人
- 時間にルーズな人
- 自分を1番に考えてしまう人
- 全面的に女を武器にしてしまう人
秘書に向かない性格
詳しく解説していきますね。
せっかちな人
先へ先へと急いでしまいすぎな人
例えば、上司と打合せをしている中、数か月先の不必要なことについて「念のため」確認を取る人。これ、本当に必要な確認なのでしょうか。逆に上司を焦らせてしまう場合があります。
大抵の場合、自分が安心したいからなんですよね。今必要な確認・相談なのかを見極められるかがポイントになります。
時間にルーズな人
時間は有限です。かつ、上司の時間を管理するわけですから、時間にルーズで秘書をやられると必ずと言っていいほど失敗します
時間管理は秘書の仕事で1番重要です。ルーズにとらえてしまう人は向いていません。
自分を1番に考えてしまう人
サポートするのが好きでない場合、また自分が目立つべきであると考えてしまうなら、営業職に回った方が良いです。
秘書は裏方であり、人に尽くすことに喜びを感じられる人でないと難しいでしょう。
全面的に女を武器にしてしまう人
これも残念ながら、、、女を武器にする秘書がいます。
行き過ぎたボディタッチ、プライベートで合う、ミニスカートを履くなどです。女性らしい振る舞いは必要ですが、女を武器にする人は私の経験から、大抵仕事ができない秘書でした、、、
信頼関係を築けるかがポイント
一番肝になってくるポイントは「どのように信頼関係を気付いていくか」です。
これには少し時間がかかるかもしれません。しかし、下記を意識しながら業務にあたれば徐々に信頼関係を築くことができます。
- 依頼された仕事は確実に行い、フォローアップも欠かさない
- 頼まれていないけど、これをしたら役に立ちそうだと提案してく
- ミスをしてしまったら、誠意をもって謝罪する
依頼された仕事は確実に行い、フォローアップも欠かさない
依頼された仕事は確実にやります。大事なのは、その後のフォローです。
例えば、会食でAレストランを予約したとします。会食後の翌日、上司にこんなことを聞いてみます。
秘書：Aレストランはいかがでしたか？雰囲気はあっていたでしょうか？
すると上司は、気になる点がある場合「ちょっとコースの品数が多すぎたから、もう少し少なめの方がいいね」などと言ってきます。
こう聞くことで、上司には気遣いをあたえることができ、今後のレストラン選びの参考になることができますよね。
頼まれていないけど、これをしたら役に立ちそうだと提案してく
提案ができる人も重宝されます。
逆に提案しすぎると自分中心に感じられてしまうので、程よい加減で「〇〇しておきましょうか？」と伺ってみるとよいですね。
ミスをしてしまったら、誠意をもって謝罪する
ミスは誰にでもあります。私も大きなミスをたくさんしました。
重要なのはその後です。誠意をもって謝罪し、ミスした後の対応ができるかどうかです。ミスをするとショックで、ご飯ものどを通らない事なんてあるかもしれません。
でも、切り替えてミス後の対応ができる人は、どんどん成長していくなあと感じます。
まとめ
秘書に向いている人の特徴を、再度まとめます。
- 几帳面な人
- 気が利く人
- 柔軟性がある人
- 察する能力が高い人
- 常に笑顔でいられる人
- 人をサポートするのが好きな人
- 清潔感のある身だしなみがある人
スキルがあるに越したことは無いですが、「持っている性格の特徴」が秘書に適しているかどうかが結構重要だったりします。
在宅勤務がメインの「オンライン秘書」にも、同じような要素が言えます。秘書の働き方も多様になってきており、自分がどのように働きたいか選べる良い時代になりました。
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あなたにあった働き方で、秘書を目指してみましょう。
