こんにちは、ゆーこです。
本記事では、オンライン秘書として働いている私の、ノートを使ったToDoリストの作り方をシェアしていきます。
この記事を読むことで、仕事で活かせるToDoリスト作成の「コツ」が学べます。
ToDoリストの作り方｜やることを可視化するのがコツ【現役オンライン秘書が実践】
この記事を書いている私は秘書歴8年ほど。4年間は不動産会社の受付秘書リーダーとして働き、ここ4年は在宅でオンライン秘書をやっています。
ToDoリストを仕事毎にアップデートしているため、タスクの漏れがないですし、クライアントにベストなタイミングでリマインドを行うことができます。
またToDoリストのおかげで、一日のタスクを把握することができ、何をしなければいけないのか迷うことは一切ありません。
オンライン秘書の仕事内容に興味がある方は、以下の記事をご覧ください。
オンライン秘書とは？隙間時間で副業も可能【必須スキルと付加価値つける方法も解説】
オンライン秘書になるには？｜未経験でもできるおすすめの副業【月3万円を目指す】
ノートにToDoリストを書くメリットとは
ToDoリストを管理するおすすめの方法は、ノートを使うことです。ノートにToDoリストを書くメリットは、次のとおり。
- やらなきゃいけない事を可視化できる
- 「書く」ことで優先順位が明確になる
- タスクに漏れがなくなる
- 保存忘れを防げる
やらなきゃいけない事を可視化できる
ToDoリストを作る一番のメリットは、「タスクの可視化」です。
可視化することで、仕事に漏れが発生することなく確実に対応することができます。
「やらなきゃいけない事は全部頭の中に入っている」という天才的な人はごくまれですよね。
人間の記憶は曖昧なことが多いので、記憶だけに頼らず、しっかりメモを取ってやらなきゃいけない事を書いて把握する癖をつけるべきです。
「書く」ことで優先順位が明確になる
実際にノートに書くことで、何を優先順位として対応していくのか、頭の整理にもなります。
またカラーペンや付箋を使って、自分になりにアレンジできますよね。これも一つの工夫だと思います。
ノートでなくてもOK
タスクに漏れがなくなる
唐突に仕事をお願いされ「かしこまりました」とメモを取らず心の中に留めただけでは、忙しさでつい忘れてしまうことがあります。
こういった不意な出来事を避けるためにも、ToDoリストに指示を頂いたタスクは、常に記載しておくと良いですね。
保存忘れを防げる
アプリによっては、保存忘れやシステム障害が原因で、「ToDoリストが真っ新になってしまった、、、」なんてこともあり得るかもしれません。
ノートに書けば絶対に残るので、その点は安心できます。
ToDoリストの作り方【実例公開】
実際に私が使っている、仕事用のノートををお見せします。
基本1冊のノートに、メモしたりToDoリストをアップデートさせています。
使うのはノート1冊（なんでもOK)
ノートはぶっちゃけ何でもOKです。仕事用として、1冊に絞った方が管理がいきやすいでしょう。
・リングノート：見開きスタイルのノートで、デスクスペースに合わせて使える
・A5サイズ：大きすぎず、小さすぎず。一番しっくりくるサイズはA5サイズ
無地が良いのか線が入ったバージョンが良いのかは、あまり気にしていません。イメージは下記のような感じ。ちなみに私のノートはオーストラリアのDAISOで購入。
コクヨ ノート ソフトリングノート クリア 80枚 A5 方眼ドット罫 透明 ス-SV538WT-T
作り方のコツ（実例で紹介）
コツは下記のとおりです。
②簡潔に「何をするのか」書く
③時間が決まっているタスクは、日付の横に書く
④かなり重要なタスクは赤線入れる
⑤着手したタスクは✓を入れる
⑥完了したタスクは横線を入れる
イメージはいつ、何を行ったのかが記録として分かるようにしておくことです。
自分だけのルールを持つようにして書くと、整理がつきやすいですね。私は上記を意識してToDoリストをまとめながら、進捗まで記載するようにしています。
卓上カレンダーや付箋も活用する
ノート以外に卓上カレンダーとメモを使うと、さらにタスクの細分化ができます。
- 卓上カレンダー：1か月のスケジュールを可視化する
- メモ：ポイントで使ったり、業務における必要な知識を書いて貼っておく
1つずつ説明していきます。
卓上カレンダーを使う
ToDoリストノートは、当日や次の日のタスクを明確にする為のもの。タスクによっては、1か月先に対応しなければいけないことなど発生します。そんな時活用していただきたいのが、卓上カレンダーです。
なぜなら、1か月の大まかな流れがこれ1つで把握できるため。
来週はタスクが詰まってるから今週はこれもやってしまおうと、ある程度忙しさが予測できるため、前もって行動がとれます。
Googleカレンダーも使える
GoogleカレンダーでToDoリストを効率的に管理することも可能。Googleカレンダーのメリットは、タスクにかかる時間を前もって確保できること。これにより、さらに細かく計画的にタスクを進めることができます。
卓上の良いポイントは、目を向けたら一瞬で状況が分かる事。何もしなくても、目線だけ動かせば状況が把握できるので、ストレスがかかりません。
付箋を使う
たくさんの種類がありますが、「ポイントで使う付箋」と「大判タイプの付箋」を使いましょう。
ポイントで使う付箋
・かわいい付箋を使って、ほっこりする
DAISOやセリアで、かわいい付箋がたくさん売られています。目印に使えますし、何より付箋を見てほっこりできる。小さな幸せを与えてくれます。
大判タイプの付箋
・期限が分からず、まだ着手しなくてもよいタスクを書き留める
大判の付箋に上記内容を書きとどめておきます。タイミングがきたら、ToDoリストへ書き換えるイメージです。
タスクの期限がなく、かつまだ始めなくよいタスクはToDoリストに入れにくい為、この方法を使うと抜けがありません。
まとめ
ノートを使って、ToDoリストを管理するメリットは下記のとおり。
- やらなきゃいけない事を可視化できる
- 「書く」ことで優先順位が明確になる
- タスクに漏れがなくなる
- 保存忘れを防げる
ToDoリストを毎日書くことを習慣にできれば、タスクのやり忘れが無く怒られることもないです。ここができないと、「あの人に頼んで平気だろうか…」と思われてしまいますよね。
タスクの管理方法は早急に身につけるべきスキルです。アプリで管理するもよし、付箋だけで管理するでもOK。
あなた自身にとって、ToDoリストを管理しやすい方法を見つけてください＾＾
